Da Malvik kommune deltok på Trondheim Tech Ports Trendevent i januar, var målet først og fremst å teste om nettverket og arenaen var relevant. Få måneder senere har kommunen og Deloitte etablert et samarbeid om kunstig intelligens. Ett av de tre eksperimentene alene ligger an til å kunne spare kommunen tid tilsvarende ett årsverk.
Møttes på Trendevent i januar:
Effektiviserer kommunen med smart bruk av KI
For Malvik kommune handler det om å finne nye måter å jobbe på i møte med økende krav og begrensede ressurser.
– Kommunene får ikke mer å rutte med, og vi får heller ikke flere folk. Da må vi finne andre måter å jobbe på, sier Silja Rønningsen, økonomisjef i Malvik kommune.
– Det er ikke sikkert vi sparer så mye penger, men vi trenger kanskje ikke å ansette flere folk.
Trendeventet i januar var et lukket arrangement for medlemmer i Trondheim Tech Port, hvor de største konsulenthusene i medlemsbasen vår fikk spå trendene for 2026. Her fikk kommunen innsikt i nye muligheter innen KI, samtidig som de kom i kontakt med flere relevante aktører. De hadde samtaler med flere potensielle partnere, men Deloitte viste seg raskt å være et godt match.
Fra idé til eksperimentering
I stedet for å starte med store og omfattende prosjekter, valgte partene å utforske små og konkrete eksperimenter – såkalte proof of concepts. De startet med en felles workshop for å kartlegge avgrensede utfordringer kommunen hadde, og sirklet til slutt ned til tre konkrete eksperimenter å gå videre med.
Det er ikke sikkert vi sparer så mye penger, men vi trenger kanskje ikke å ansette flere folk.
– Silja Rønningsen, Malvik kommune
Et av eksperimentene handlet om å teste en KI-agent som en “ny ansatt” i økonomiavdelingen. Her ble det utforsket hvordan en økonomiavdeling kan jobbe sammen med KI i praksis, innenfor et avgrenset område - skoleøkonomi. Fordi disse prosessene er så regelstyrt passer de godt til en KI-agent, som lett kan begynne å dikte for mye, om rammene er for frie.
En økonomirådgiver skulle få en KI-agent til å jobbe under seg. Hun var tett involvert i utviklingen av agenten, med støtte fra Deloitte.
– Når du plutselig er personalansvarlig for en KI-agent, forandrer det måten man jobber på. Da må man tenke på hva som må være på plass for at agenten skal fungere, hvilke instrukser den trenger og hvordan medarbeiderne skal jobbe mot den, forteller Rønningsen videre.
Et annet eksperiment handlet om fakturahåndtering og kontrollrutiner. Malvik kommune behandler rundt 20.000 fakturaer under 5000 kroner i året, og ser nå på hvordan KI kan bidra til å effektivisere deler av prosessen.
Prosjektet har også utfordret etablerte kontrollrutiner og skapt nye diskusjoner rundt hvordan KI kan brukes innenfor eksisterende regelverk. Erfaringene så langt har vært positive, også blant dem som i utgangspunktet var skeptiske.
– Noen synes det er skummelt, noen synes det er kult. Men det viktigste er å prøve og lære, og her synes jeg kommunedirektøren vår gjør en fantastisk jobb med å legge til rette, avslutter Rønningsen.
Store muligheter for kommunene
I tillegg til økonomiarbeid har samarbeidspartnerne utforsket hvordan styringsdata kan gjøres mer tilgjengelig gjennom dashboard og kontinuerlig oppfølging av blant annet ressursbruk, heltidsandel og sykefravær.
Ifølge partene har mye av læringen kommet nettopp fordi prosjektene har vært eksperimentelle og fleksible underveis.
– Fra kontrakten ble inngått har prosjektet endret seg flere ganger. Det er hele kjernen i å eksperimentere, forteller Øyvind Tanum i Deloitte. Det er han som har vært involvert i utviklingen sammen med Malvik kommune. Han har også bakgrunn fra Trondheim kommune, og tror at erfaringen fra innsiden av en kommune har vært nyttig å ha med i prosessen.
Han peker samtidig på at KI-teknologien utvikler seg så raskt at den beste måten å lære på er å ta den i bruk.
– Løsningene vi bruker i Malvik nå fantes ikke for et år siden.
Begge parter mener erfaringene også kan komme andre kommuner til gode. Målet er ikke bare lokal gevinst, men å dele kunnskap og erfaringer videre. De vil veldig gjerne at flere kommuner hiver seg med, og er åpne for å dele det de har opparbeidet seg av kunnskap så langt.
– Det er ikke mange bransjer du kan ta et konsept og skalere det med 357, sier Tanum, og refererer til at flere av løsningene enkelt kan kopieres av alle landets kommuner.
En annen fordel er også at kommuner ikke er i direkte konkurranse med hverandre, slik det er i det private næringslivet. Alle er tjent med at kommunene får mer å rutte med.
Viktigheten av møteplasser
For Trondheim Tech Port er samarbeidet et konkret eksempel på hvorfor møteplasser og kunnskapsarenaer er viktige for regionen.
– Hadde vi ikke møttes på Trendeventet, hadde dette sannsynligvis ikke skjedd, sier Rønningsen i Malvik kommune. Arrangementet inspirerte dem til først til å se om det fantes løsninger for kommunen, og allerede etter sceneprogrammet var ferdig kunne de ta direkte kontakt med flere av konsulentselskapene, og avtale møter videre.
Hadde vi ikke møttes på Trendeventet, hadde dette sannsynligvis ikke skjedd
– Silja Rønningsen, Malvik kommune
Samarbeidet viser hvordan aktører fra offentlig og privat sektor kan finne felles utfordringer og utvikle løsninger sammen – uten at alt må være ferdig definert på forhånd. Det mener begge to var en styrke for samarbeidet, og har preget løsningene og veien dit.
– Kommunen kom ikke med en ferdig gjennomarbeidet utlysning på Doffin. De kom med et mål og en visjon. Det åpnet opp for å utforske problemene sammen, sier Tanum.
Han forteller at ofte bruker kommunene for lang tid på å definere problemet, skissere tanker om løsningene. Bare den prosessen alene kan ta et halvt år. Og kanskje er det ikke riktig problem de lyser ut.
Nå har Malvik kommune og Deloitte brukt tre måneder, og eksperimentene er allerede godt i gang. Hvis alt går etter planen kan faktureringseksperimentet alene frigi tid tilsvarende ett årsverk for Malvik kommune.
Inviterer til kunnskapsdeling i høst
Begge parter er ivrige etter å dele kunnskapen videre, og mener at alle kan tjene på at kommunene frigjør tid og penger. Derfor planlegger de nå et arrangement under høstens Trondheim Tech Festival. Innholdet kommer de tilbake til, men hold av datoene.
Trondheim Tech Festival
29. september - 1. oktober arrangeres Trondheim Tech Festival for første gang i Trondheim sentrum. Festivalen arrangeres av Trondheim Tech Port, gjort mulig med støtte fra partnere som SpareBank 1 SMN, Trondheim kommune, NTNU og Adresseavisen. Mer informasjon er like rundt hjørnet, men hold av datoen!
Interessert i partnerskap eller å arrangere under Trondheim Tech Festival?
Ta kontakt med erik.stokke@trondheimtechport.no for mer informasjon.
Sandra Skillingsås
sandra.skillingsaas@trondheimtechport.noNo items found.
Trondheim Tech Port + The List = Sant
Visste du at Trondheim har et gratis, engelsk kulturmagasin som deles ut i hele byen? Tidligere har enkeltvise utgaver hatt teknologifokus, men i år vil hver eneste utgave ha minst 7 sider teknologirelatert innhold - som seg hør og bør i en teknologihovedstad! Dette er gjort mulig gjennom et samarbeid mellom Trondheim Tech Port og The List.
Les mer